Para asesorías y gestorías que trabajan con Microsoft 365
La documentación de tus clientes, en su sitio. Los plazos, bajo control.
DespachoDocs archiva en un clic desde Outlook lo que te envían tus clientes, te dice qué falta en cada trámite y se lo pide por ti. Y dirección ve cómo va el trabajo del despacho. Sin cambiar de herramientas: todo se queda en vuestro SharePoint.
- Sin instalar nada
- Entras con tu cuenta de Microsoft 365
- Datos alojados en la UE
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Panel de DespachoDocs en Outlook archivando los adjuntos de un correo · /capturas/outlook-panel.png
El problema
Cada trimestre, la misma historia
Correos por todas partes
Facturas que llegan a buzones distintos y se pierden entre cientos de mensajes.
Cada carpeta, de una manera
Nombres según quién guarde el archivo: «factura_final_v2», «escaneado (3)»…
Persiguiendo papeles
Llamar y escribir a cada cliente, uno por uno, para que mande lo que falta.
Una hoja de cálculo para todo
Para saber qué está presentado, qué no y quién lo lleva.
DespachoDocs ordena todo eso sin cambiar vuestra forma de trabajar: se integra en el Outlook y el Microsoft 365 que ya utilizáis.
Funcionalidades
Todo lo que necesita el despacho, dentro de Microsoft 365
Desde que llega el correo con la documentación hasta que se presenta la gestión y se anotan las horas.
Archivar desde Outlook en un clic
- Propone cliente, trámite y periodo, y aprende de cada remitente.
- Carpetas y nombres siempre iguales, según la plantilla del despacho.
- Documentos etiquetados con cliente, NIF, ejercicio y trámite. También desde buzones compartidos.
Las gestiones se crean solas, con sus plazos
- Catálogo de trámites listo y adaptable: IVA, retenciones, pagos fraccionados, sociedades, renta, nóminas…
- Plazos calculados con festivos nacionales, autonómicos y locales.
- Reglas de asignación que se aplican también a los clientes nuevos. Importación desde Excel o CSV.
Seguimiento de todas las gestiones
- Inicio con lo urgente de verdad: vencidas, lo que vence en 7 días y lo que espera al cliente.
- Filtros, vista cliente × trámite, calendario y acciones masivas.
- Ficha de cliente completa y exportación a Excel.
Avisos automáticos a los clientes
- Salen desde el buzón de su gestor y piden solo lo que falta.
- Configurables por trámite, solo en días hábiles y con opción de pausarlos.
- Modo prueba: los avisos llegan al propio gestor hasta que decidís activarlos.
Equipo y reparto del trabajo
- Tres perfiles: dirección, responsables de equipo y gestores.
- Cada persona ve su trabajo; los responsables, el de su equipo.
- Responsable por cliente y, si se quiere, por trámite.
Horas y carga de trabajo
- Un clic al cerrar cada gestión, con el tiempo habitual ya propuesto.
- Cronómetro opcional y anotación manual para llamadas o reuniones.
- Carga de la semana frente a la jornada de cada persona.
Rentabilidad, solo para dirección
- Igualas y honorarios que se cobran aparte, con su historial.
- Ingresos, coste, margen y cobrado por hora por cliente, persona y trámite.
- Gestores y responsables no ven importes.
Trazabilidad completa
- Quién creó, asignó, archivó, cambió un estado o envió un aviso, y cuándo.
- El registro de actividad no se puede modificar ni borrar.
Cómo funciona
Así trabaja un despacho con DespachoDocs
Paso 1: Llega un correo con documentación
El panel de DespachoDocs en Outlook ya propone el cliente (lo reconoce por el remitente), el trámite y el periodo.
Paso 2: Un clic y queda archivado
En la carpeta correcta de SharePoint, con el nombre que marca el despacho. La gestión pasa a «documentación recibida».
Paso 3: El panel muestra qué falta, qué vence y quién lo lleva
A los clientes que no han enviado su documentación les llega un recordatorio automático desde el correo de su gestor.
Paso 4: Al presentar, las horas se anotan con un clic
Y dirección ve el tiempo dedicado y la rentabilidad de cada cliente.
La aplicación
Míralo por dentro
Un panel pensado para el día a día del despacho: claro, rápido y con lo importante siempre a la vista.
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Pantalla de inicio de DespachoDocs con las gestiones vencidas y próximas · /capturas/inicio.png
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Vista de seguimiento de gestiones por cliente y trámite · /capturas/seguimiento.png
Captura pendiente
Calendario mensual de vencimientos de DespachoDocs · /capturas/calendario.png
Captura pendiente
Informe de rentabilidad por cliente, visible solo para dirección · /capturas/rentabilidad.png
Integrado con Microsoft 365
Sin otra plataforma más ni otra contraseña
Outlook, SharePoint y To Do siguen siendo el centro del trabajo. DespachoDocs se suma a ellos.
Inicio de sesión con la cuenta de Microsoft 365 del despacho: sin usuarios ni contraseñas nuevas.
Al asignar una gestión, la persona recibe un correo y una tarea en Microsoft To Do o Planner, que se completa sola al presentarla.
Resumen semanal a cada persona con lo que vence y lo vencido.
Los documentos se quedan en el SharePoint de la asesoría, junto al resto de vuestros archivos.
Seguridad y protección de datos
La confidencialidad de tus clientes, primero
En un despacho la confidencialidad no es negociable. Por eso DespachoDocs está diseñado para guardar lo mínimo imprescindible.
Tus documentos no pasan por nuestros servidores
Van directamente de Outlook al SharePoint de la asesoría y se quedan allí.
DespachoDocs no puede leer vuestro correo
El complemento solo accede al mensaje que tienes abierto cuando decides archivarlo.
Permisos claros sobre Microsoft 365
Los aprueba vuestro responsable de informática, que puede revisarlos o retirarlos en cualquier momento.
Solo se guarda lo necesario
Clientes, trámites, plazos, estados y horas. El contenido de los documentos se queda en vuestro SharePoint.
Datos alojados en la Unión Europea
Siempre con conexiones cifradas.
Cada despacho, solo sus datos
Y cada persona solo ve lo que le permite su perfil. El registro de actividad no se puede modificar.
Precio
Un precio a la medida de tu despacho
Cada despacho es distinto: número de clientes, de personas y de trámites. Te enseñamos DespachoDocs en una demo y te preparamos una propuesta sin compromiso.
- Demo personalizada con ejemplos de tu día a día.
- Ayuda con la importación de clientes y el catálogo de trámites.
- Modo prueba para empezar con tranquilidad.
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntarnos
¿Tenemos que cambiar cómo organizamos SharePoint?
No. Eliges la biblioteca y la estructura de carpetas, y DespachoDocs las respeta.
¿Hay que instalar algo?
No. Funciona en Outlook en la web, el nuevo Outlook u Outlook de Microsoft 365, y el panel se abre en el navegador.
¿Y si un documento llega a un buzón compartido?
Cualquier persona del equipo puede archivarlo en el cliente correcto desde ese mismo buzón.
¿Los clientes ven algo de DespachoDocs?
Solo reciben, si el despacho lo activa, los recordatorios por correo, y siempre desde el buzón de su gestor.
¿Podemos probar los avisos sin que lleguen a los clientes?
Sí. En modo prueba los avisos le llegan al propio gestor hasta que el despacho decide activarlos de verdad.
¿Podemos importar nuestros clientes?
Sí, desde Excel o CSV; por ejemplo, con la exportación de vuestro programa de gestión.
¿Es obligatorio anotar las horas?
No. El registro de tiempos se activa cuando el despacho quiere y, para que no suponga trabajo extra, basta con un clic al cerrar cada gestión.
¿Quién ve la rentabilidad?
Solo la dirección del despacho. Ni gestores ni responsables tienen acceso a importes.
¿Dónde se guardan los datos?
Los documentos, en vuestro SharePoint. Los datos para organizar el trabajo (clientes, trámites, plazos, estados y horas), en servidores de la Unión Europea.
¿Cuánto cuesta?
Depende del tamaño del despacho. Solicita una demo y te preparamos una propuesta sin compromiso.
Contacto
Solicita una demo
Cuéntanos un poco sobre tu despacho y te contactamos para enseñarte DespachoDocs.
Información básica sobre protección de datos
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